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Reuniones de asamblea en tiempos de COVID-19

Junio 01 de 2020

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Reuniones de asamblea

Las decisiones o acuerdos sociales son el producto de las deliberaciones de las juntas de asambleas de accionistas o juntas directivas y constituyen el resultado efectivo del derecho esencial de los asociados de participar y votar en las reuniones sociales.

El artículo 181 del Código de Comercio señala que “los socios de toda compañía se reunirán en junta de socios o asamblea general ordinaria una vez al año, por lo menos, en la época fijada en los estatutos. Se reunirán también en forma extraordinaria cuando sean convocados por los administradores, por el revisor fiscal o por la entidad oficial que ejerza control permanente sobre la sociedad, en su caso.

En época de normalidad, y por regla general las reuniones asamblearias o de juntas directivas, suelen llevarse a cabo de manera presencial, generalmente en el domicilio de la sociedad. Sin embargo, y en consideración de la especial situación de salud pública generada por el covid-19, y la inconveniencia de asistencia a tales reuniones de manera física, el pasado 13 de marzo el Gobierno Nacional expidió el Decreto 398 de 2020 que reglamenta el artículo 19 de la Ley 222 de 1995 cuyo propósito es facilitar la celebración de las reuniones asamblearias de manera remota o virtual.

Reuniones virtuales sin quórum universal

Históricamente la interpretación del artículo 19 de la Ley 222 de 1995, imponía la obligación de contar con quórum universal de socios para la celebración de reuniones virtuales. Sin embargo, el Decreto 398 de 2020 aclara que la asamblea podrá deliberar y decidir con los asociados presentes en la correspondiente reunión virtual, siempre regidas por las reglas vigentes establecidas para reuniones presenciales de máximo órgano, incluidos los requisitos de convocatoria, quorum y las mayorías decisorias previstas para las reuniones presenciales.

La convocatoria además deberá señalar cuáles serán los medios tecnológicos puestos a disposición de los socios para participar en dichas sesiones y deberá asegurarse que los medios utilizados sean idóneos, de manera que garanticen la participación de los socios en la reunión.

Reuniones de Asamblea mixtas

El Decreto 398 de 2020, permite la celebración de reuniones mixtas, es decir las que permiten la asistencia física o virtual de los socios o accionistas de la compañía. Esto quiere decir que es posible convocar a esta reunión en un lugar físico, al igual que habilitar medios tecnológicos para su celebración de manera virtual, con la aclaración que en la respectiva convocatoria se debe señalar que en la reunión los socios pueden participar de manera física o virtual.

Reglas especiales para las Reuniones ya convocadas

Para aquellas reuniones de asamblea general que ya habían sido convocadas para celebrarse de manera presencial con anterioridad a la declaratoria del aislamiento social obligatorio, el Decreto introdujo las siguientes reglas transitorias.

  1. Debe enviarse a cada accionista o socio un alcance que precise que la reunión se celebrará por medios virtuales en los términos del artículo 19 de la Ley 222 de 1995.
  2. El tiempo límite de envío del alcance es, hasta un día antes de la celebración de la reunión o asamblea que ya había sido convocada.
  3. El alcance deberá hacerse por el mismo medio que se haya utilizado para realizar la convocatoria.
  4. De la misma manera, en el alcance deberá indicarse el medio tecnológico y la manera en la cual se accederá a la reunión por parte de los socios o sus apoderados.

Cancelación, aplazamiento y suspensión de la reunión.

De conformidad con lo manifestado en varias oportunidades por la Superintendencia de Sociedades, por regla general las reuniones de máximo órgano social no pueden ser canceladas o desconvocadas. (Oficio 220-008154 del 21 de febrero de 2006) Aun así, existen varias alternativas que permiten celebrar la reunión en fechas distintas a la inicialmente convocada, aquí señalamos dos de ellas.

  • Desconvocatoria:

De manera excepcional, y de acuerdo con la misma Superintendencia, existe la posibilidad de desconvocar a una asamblea general de máximo órgano, cuando la totalidad de los socios o accionistas así lo aceptan de manera expresa, (Oficio 220-065871 del 20 de mayo de 2011) lo que conlleva al aplazamiento.

  • Reunión de segunda convocatoria por derecho propio. (Código de Comercio, articulo 429)

Cuando no se complete el quorum necesario previsto para la celebración de la sesión inicialmente convocada, la reunión o junta de socios ordinaria, podrá celebrarse en una nueva fecha, la cual podrá decidir con un número plural de socios o accionistas, sin importar el número de acciones que estos representen. Sin embargo, esta reunión no podrá celebrarse antes de diez días ni después de treinta de la inicialmente contemplada para la sesión fallida.

Otros mecanismos para la toma de decisiones asamblearias.

  • Manifestación del voto escrito. (Artículo 20 Ley 222 de 1995)

El máximo órgano de la compañía, también podrán manifestar el sentido de su voto de manera escrita, cuando todos los socios o accionistas así decidan hacerlo, y estas decisiones serán plenamente validas de conformidad con el artículo 20 de la Ley 222 de 1995. Para ello deberán allegar el documento al Representante Legal de la compañía en un término no superior a un mes, contado a partir de la primera comunicación recibida.

  • Otorgamiento de poderes.

Por último, a efectos de reducir el número de personas presentes en una reunión, es posible otorgar poder por parte de varios socios o accionistas a una sola persona, quien los representará en la correspondiente sesión.

Willington Morales R. –  Socio MA&AA

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